Καθώς τα μοντέλα χώρου εργασίας συνεχίζουν να εξελίσσονται, όλο και περισσότερες εταιρείες συνειδητοποιούν ότι η βελτίωση της αποδοτικότητας δεν αφορά μόνο την αυστηροποίηση των ροών εργασίας. Περιλαμβάνει επίσης την καλύτερη χρήση του χώρου, τη διαχείριση κοινόχρηστων συσκευών και τη διασφάλιση διαφανούς πρόσβασης στις πληροφορίες. Σε πολλά γραφεία, οι συγκρούσεις για αίθουσες συσκέψεων, ο χαμένος εξοπλισμός και οι χρονοβόροι χειροκίνητοι έλεγχοι θεωρούνται εδώ και καιρό αναπόφευκτοι. Οι εργαζόμενοι χάνουν χρόνο αναζητώντας διαθέσιμα δωμάτια ή κοινόχρηστες συσκευές, ενώ οι διοικητικές ομάδες δυσκολεύονται με την παρακολούθηση και την τεκμηρίωση. Για την επίλυση αυτών των επίμονων προβλημάτων, οι εταιρείες χρειάζονται μια τεχνολογία που λειτουργεί αθόρυβα στο παρασκήνιο - αυτοματοποιημένη, αξιόπιστη και ικανή να συνδέει διαφορετικά συστήματα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η RFID έχει γίνει βασικό μέρος των σύγχρονων σεναρίων έξυπνου γραφείου.

1. Συνήθη σημεία πόνου σε παραδοσιακά ιατρεία

Μεταξύ όλων των πόρων γραφείου, οι αίθουσες συσκέψεων αποτελούν συχνά τη μεγαλύτερη πηγή απογοήτευσης. Οι άνθρωποι κάνουν κράτηση αιθουσών αλλά δεν εμφανίζονται. Άλλοι καταλαμβάνουν μια αίθουσα χωρίς κράτηση. Ακόμα και με τις πλατφόρμες προγραμματισμού, η πραγματική χρήση συχνά διαφέρει από αυτήν που εμφανίζεται.

Η διαχείριση περιουσιακών στοιχείων παρουσιάζει τις δικές της δυσκολίες. Οι φορητοί υπολογιστές, οι προβολείς, τα tablet, τα εργαλεία δοκιμών, τα δείγματα -ακόμα και το τόνερ και το χαρτί- πρέπει να καταγράφονται και να παρακολουθούνται. Ποιος δανείστηκε τι, αν έχει επιστραφεί και πού βρίσκεται το αντικείμενο αυτήν τη στιγμή είναι λεπτομέρειες που συνήθως βασίζονται σε χειροκίνητα αρχεία, τα οποία είναι αργά και εύκολα ανακριβή.

Οι τακτικές επιθεωρήσεις αποτελούν ένα ακόμη υποτιμημένο κόστος. Ο έλεγχος αιθουσών συσκέψεων, χώρων αποθήκευσης και ντουλαπιών εξοπλισμού απαιτεί χρόνο και συχνά παρέχει ξεπερασμένες πληροφορίες. Καθώς μια εταιρεία αναπτύσσεται, οι ανεπάρκειες γίνονται πιο έντονες.

Η RFID παρέχει έναν πρακτικό τρόπο για να διαχειριζόμαστε αυτά τα ζητήματα.

2. Κάνοντας τις αίθουσες συσκέψεων πραγματικά «έξυπνες» με RFID

Εγκατάσταση αναγνωστών RFID στις εισόδους αιθουσών συσκέψεων και ενσωμάτωση τσιπ RFID σε ηλεκτρονικάΤα σήματα των εργαζομένων μπορεί να ακούγονται απλά, αλλά μαζί αναδιαμορφώνουν τον τρόπο διαχείρισης των αιθουσών συσκέψεων. Σε πολλές εγκαταστάσεις, οι εταιρείες χρησιμοποιούν ένα κατευθυντικός αναγνώστης RFID στην πόρτα για να εντοπίζουν με ακρίβεια ποιος εισέρχεται ή εξέρχεται, μειώνοντας τις ψευδείς ανιχνεύσεις και διασφαλίζοντας ακριβή δεδομένα check-in.

Όταν ένας υπάλληλος μπαίνει σε μια αίθουσα, το σύστημα αναγνωρίζει αυτόματα την κάρτα και επιβεβαιώνει εάν το άτομο αποτελεί μέρος της κράτησης. Δεν απαιτείται σάρωση ή άγγιγμα — η διαδικασία check-in γίνεται αυτόματα. Εάν μια σύσκεψη τελειώσει νωρίς, το σύστημα απελευθερώνει την αίθουσα με βάση την πραγματική δραστηριότητα εξόδου και εάν δεν εμφανιστεί κανείς μετά την έναρξη της κράτησης, η αίθουσα γίνεται ξανά διαθέσιμη.

Αυτό μειώνει σημαντικά τις κενές κρατήσεις και τις διπλές κρατήσεις, παρέχοντας παράλληλα σε όλους μια εικόνα σε πραγματικό χρόνο για τη διαθεσιμότητα των δωματίων. Τα δεδομένα μπορούν επίσης να ενεργοποιήσουν τον φωτισμό και τον κλιματισμό (HVAC). Όταν ξεκινά μια συνάντηση, τα φώτα και ο κλιματισμός ενεργοποιούνται αυτόματα. Όταν οι άνθρωποι φεύγουν, όλα σβήνουν, εξοικονομώντας ενέργεια χωρίς κόπο.

Μεγάλο μέρος αυτού του αυτοματισμού καθίσταται δυνατό από συμπαγές υλικό που έχει κατασκευαστεί γύρω από ένα Μονάδα RFID UHF, το οποίο επιτρέπει γρήγορη αναγνώριση ετικετών και σταθερή απόδοση ακόμη και σε περιβάλλοντα γραφείου με υψηλή επισκεψιμότητα.

3. Παρακολούθηση Περιουσιακών Στοιχείων Χωρίς Βαριά Πρακτική Διαχείριση

Τα οφέλη της RFID είναι ακόμη πιο έντονα στη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων. Με τις ετικέτες RFID που εφαρμόζονται σε φορητούς υπολογιστές, προβολείς, φορητές συσκευές, δείγματα ή ευαίσθητα έγγραφα —και με τους αναγνώστες που τοποθετούνται σε αποθηκευτικούς χώρους ή εξόδους— οι εταιρείες αποκτούν ορατότητα σε πραγματικό χρόνο για το πού βρίσκονται τα αντικείμενα και ποιος τα χρησιμοποιεί.

Σε πολλά γραφεία, τα περιουσιακά στοιχεία επισημαίνονται με τη χρήση Αυτοκόλλητα UHF RFID, οι οποίες είναι λεπτές, εύκαμπτες και εύκολα προσαρτώμενες σε διάφορα είδη εξοπλισμού γραφείου χωρίς να επηρεάζουν την κανονική χρήση. Αυτές οι ετικέτες επιτρέπουν στο σύστημα να καταγράφει αυτόματα πότε παραλαμβάνεται ένα αντικείμενο, ποιος το παραλαμβάνει και αν έχει επιστραφεί.

Για τις ομάδες που χειρίζονται υλικά Έρευνας και Ανάπτυξης, πρωτότυπα ή οικονομικά/νομικά έγγραφα, αυτό μειώνει τον κίνδυνο απώλειας και εξαλείφει την ασάφεια σχετικά με την ευθύνη. Οι έλεγχοι αποθεμάτων που προηγουμένως διαρκούσαν ώρες μπορούν να ολοκληρωθούν σε δευτερόλεπτα, σαρώνοντας δεκάδες είδη ταυτόχρονα.

Μπορούν επίσης να παρακολουθούνται αναλώσιμα όπως χαρτί, μελάνι και μικρά είδη γραφείου. Όταν αφαιρούνται είδη, το σύστημα ενημερώνει αυτόματα το απόθεμα και ειδοποιεί τους διαχειριστές όταν το απόθεμα φτάσει σε ένα όριο.

4. Δημιουργία ενός συνδεδεμένου συστήματος γραφείου

Η τεχνολογία RFID καθίσταται ακόμη πιο ισχυρή όταν ενσωματώνεται με άλλα συστήματα — πλατφόρμες κράτησης αιθουσών συσκέψεων, έλεγχο πρόσβασης, εφαρμογές χώρου εργασίας, διαχείριση ενέργειας κ.ο.κ. Όταν αυτά τα συστήματα μοιράζονται δεδομένα, το γραφείο λειτουργεί ως ένα ενοποιημένο περιβάλλον.

Η χρήση της αίθουσας συσκέψεων δεν βασίζεται πλέον σε χειροκίνητες ενημερώσεις. Τα δεδομένα ελέγχου πρόσβασης συμπληρώνουν τα αρχεία καταγραφής εισόδου. Η κίνηση των περιουσιακών στοιχείων μπορεί να συσχετιστεί με τις δραστηριότητες της αίθουσας ή τις αλλαγές στον όροφο. Οι διαχειριστές μπορούν να δουν πίνακες ελέγχου που δείχνουν την πληρότητα της αίθουσας, την κατανομή των περιουσιακών στοιχείων, ακόμη και τις καθημερινές τάσεις κίνησης.

Τα δεδομένα προσφέρουν επίσης μακροπρόθεσμες πληροφορίες:

• Ποια δωμάτια χρησιμοποιούνται περισσότερο;

• Ποια περιουσιακά στοιχεία κυκλοφορούν περισσότερο;

• Ποια αντικείμενα χάνονται συχνά;

• Ποιες ζώνες γραφείων έχουν μεγάλη κίνηση και ενδέχεται να χρειαστούν προσαρμογές στη διαρρύθμιση;

Αυτές οι πληροφορίες επιτρέπουν στις εταιρείες να βελτιστοποιήσουν τον χωροταξικό σχεδιασμό, την κατανομή περιουσιακών στοιχείων και τις εσωτερικές ροές εργασίας.

5. Η πραγματική αξία που προσφέρει η RFID

Ο αντίκτυπος της RFID γίνεται πιο σαφής με την πάροδο του χρόνου. Μερικές από τις πιο αξιοσημείωτες βελτιώσεις περιλαμβάνουν:

Αυξημένη χρήση της αίθουσας συνεδριάσεων. Το αυτόματο check-in και η αυτόματη παράδοση μειώνουν τα απόβλητα.
Διαφανής παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων. Οι θέσεις των αντικειμένων και η ευθύνη είναι πάντα σαφείς.
Ελαφρύτερος διοικητικός φόρτος εργασίας. Η σάρωση, η απογραφή και οι επιθεωρήσεις γίνονται αυτοματοποιημένες.
Καλύτερη ενεργειακή απόδοση. Ο εξοπλισμός της αίθουσας συνεδριάσεων λειτουργεί μόνο όταν χρειάζεται.
Μια πιο ομαλή εμπειρία για τους εργαζομένους. Πολλές μικρές ενοχλήσεις εξαφανίζονται.

Μαζί, αυτές οι αλλαγές δημιουργούν ένα πιο αποτελεσματικό και προβλέψιμο περιβάλλον γραφείου.

Σύναψη

Ένα έξυπνο γραφείο δεν είναι ένας χώρος γεμάτος περίπλοκες διαδικασίες. Είναι ένας χώρος όπου η τεχνολογία υποστηρίζει αθόρυβα την καθημερινή εργασία—συνδέοντας δωμάτια, συσκευές, ροές εργασίας και δεδομένα. Με γρήγορη αναγνώριση, αυτόματες ενεργοποιήσεις και ελάχιστη προσπάθεια που απαιτείται από τους χρήστες, η τεχνολογία RFID είναι ένα από τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία για εταιρείες που επιδιώκουν να εκσυγχρονίσουν τον χώρο εργασίας τους.

Είτε μια επιχείρηση στοχεύει στην επίλυση προβλημάτων προγραμματισμού αιθουσών συσκέψεων είτε στην επίτευξη διαφανούς παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων, η RFID παρέχει άμεσα και μετρήσιμα αποτελέσματα. Καθώς το κόστος μειώνεται και το υλικό όπως κατευθυνόμενοι αναγνώστες, Μονάδες UHF RFID, και Αυτοκόλλητα UHF RFID Όσο πιο ικανή γίνεται, η τεχνολογία RFID θα διαδραματίσει ακόμη μεγαλύτερο ρόλο στη διαμόρφωση της επόμενης γενιάς έξυπνων γραφείων.